IL REGOLAMENTO AZIENDALE E’ UN ABITO TAGLIATO SU MISURA

 

Ogni gruppo sociale, grande o piccolo che sia, per funzionare deve dotarsi di regole conosciute da tutti, in modo che chiunque sia in grado di comprendere se la propria condotta sia conforme alle regole vigenti. Ciò accade anche negli ambienti lavorativi.

Il regolamento interno ha lo scopo di fissare le linee organizzative dell’azienda, in modo da renderle omogenee e parimenti conoscibili sia dai dipendenti storici sia dai nuovi assunti.

La legge e i contratti collettivi forniscono delle indicazioni generali per la gestione dei rapporti di lavoro dipendente, in particolare l’articolo 2104 del cod. civ. prevede l’obbligo di diligenza ed obbedienza e l’articolo 2105 impone l’obbligo di fedeltà attraverso l’imposizione di divieti. Dall’altro canto i CCNL fissano norme comportamentali più specifiche ma non sufficienti a garantire la particolarità aziendale. Viceversa il contratto individuale disciplina unicamente i rapporti con il singolo dipendente.

L’unico strumento veramente efficace per individuare una serie di norme specifiche, vestite sulla propria realtà aziendale, a cui i dipendenti devono conformarsi, è il regolamento aziendale se si vuole puntare ad una organizzazione efficiente ed efficace.

Il regolamento aziendale, che ovviamente deve essere rispettoso dei diritti dei lavoratori, è utile per fornire chiarezza, per prevenire i motivi di conflitto, migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro e promuovere un’adeguata tutela del personale e del patrimonio aziendale.

Si tratta di offrire a tutti la garanzia delle “regole del gioco” dove i dipendenti sanno in quale ambito muoversi e cosa ci si aspetta da loro.

Attraverso il regolamento aziendale è possibile regolamentare vari aspetti quali:

  • I comportamenti che i lavoratori devono tenere in ingresso ed uscita dall’azienda (orario di lavoro, le timbrature, il cambio degli indumenti);
  • Le modalità e la tempistica per comunicare ritardi, assenze, richieste di permessi e ferie;
  • L’esecuzione di specifiche mansioni
  • L’utilizzo dei materiali e dei beni aziendali responsabilizzando i lavoratori con oneri di manutenzione e segnalazione ai superiori o per evitare sprechi e garantire maggiore efficienza;
  • Disciplinare l’uso degli spazi comuni
  • Disciplinare l’utilizzo delle dotazioni tecnologiche quali smartphone, software, hardware (pc, tablet, ecc) al fine di evitarne l’uso improprio ed eventuali danni che possono derivare. I lavoratori dovranno essere informati su quali siti possono consultare, se possono utilizzare l’email aziendale anche per comunicazioni personali, se possono accedere ai social network e in quale momento, quali sw possono scaricare e come devono comportarsi in caso di anomalie o guasti.
  • disciplinare la modalità di controllo, da parte del datore di lavoro, sulla dotazione dei beni aziendali, sia per verificarne costantemente il buon funzionamento, sia per verificarne l’uso improprio;

Sul tema dell’uso improprio della tecnologia, come, ad esempio, l’apertura di una mail che può aprire la porta a minacce per l’operatività aziendale, vale la pena ricordare che nessuna responsabilità potrà essere addebitata al lavoratore che ingenuamente ha aperto il file se prima non è stato debitamente informato attraverso un regolamento che disciplini anche questa tipologia di attività.

L’impresa, che si dota di regolamento interno, vi indicherà tutte le norme comportamentali e le policies aziendali più opportune avendo cura di disciplinare nel dettaglio tutti quei comportamenti che ritiene rilevanti a tutela dell’azienda, del personale e dei terzi.

Affinché il regolamento abbia efficacia è necessario prevedere espressamente quali sanzioni disciplinari, previste dal CCNL applicato, verranno applicate in base alla gravità e alla fattispecie della violazione.

Ai fili disciplinari, il regolamento dovrà essere affisso in bacheca, o in luogo accessibile a tutti i dipendenti, assieme al codice disciplinare ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970.

L’affissione non ammette equipollenti (nemmeno la sottoscrizione per ricevuta da parte dei singoli lavoratori).

Gestione dell’introduzione del regolamento interno

L’introduzione del regolamento aziendale, specie se accompagnata dall’introduzione del codice disciplinare, può suscitare motivi di disagio e malcontento tra i dipendenti che spesso interpretano una simile iniziativa del datore di lavoro come un’accusa nei loro confronti.

È dunque utile preparare il terreno, affrontando il discorso in modo preventivo. In alcune situazioni, poi, può contribuire a distendere gli animi un confronto costruttivo, almeno sugli aspetti che più interessano i lavoratori.